Sosyal Sigortalar Kanununa göre, sigortalıların Kuruma, her ay için 30 gün üzerinden bildirilmeleri gerekir. SSK uygulamasında her ay 30 gün ve yıl 360 gün olarak kabul edilmektedir. Hayatın olağan akışı içinde bir işçinin sürekli olarak aylık 30 gün çalışması her zaman mümkün olmayabilir. Hastalık, iş kazası, ücretsiz izin, devamsızlık, yarım günlü çalışma veya sözleşmeye dayalı kısmi çalışma gibi bazı durumlarda sigortalıların 30 günden eksik, çalıştıkları gün sayıları kadar Kuruma bildirim yapılır. Bu türden olan uygulamalar eksik gün bildirimi olarak adlandırılmaktadır.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ve Genelgeler çerçevesinde mevcut uygulamayı şu şekilde açıklayabiliriz; Sosyal Güvenlik Kurumuna verilen Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde kayıtlı sigortalılardan ay içinde (30) günden az çalışan ve bu nedenle gün sayısı ve ücreti gösterilen varsa, ek (8) belgesi ile birlikte eksik gün ve ücret ödeme nedeni belgesiyle Kuruma verilmelidir.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin ekinde ek (8) belge örneği bulunmaktadır. Bilindiği gibi daha önce bu belge ek (10) olarak adlandırılmaktaydı.
Ek (8) ve eki belgelerin en geç Aylık Prim ve Hizmet Belgesini verme süresi içinde SGK’nın ilgili birimine verilmesi gerekir. Aylık prim ve hizmet belgeleri takip eden ay sonuna kadar Kuruma verilmektedir. Ek (8) ve eki belgelerinde bu süre içinde doğrudan verilmesi veya iadeli taahhütlü posta yolu ile kuruma gönderilmesi gerekir.
Eksik gün bildirimi sebebiyle Kanunda öngörülen süre içinde verilmeyen Ek-8 belgesi için idari para cezası uygulanmaz. Ancak, Ek-8 ve eki belgeleri yasal süresinde Kuruma vermeyen işverenin sonradan ibraz ettiği belgeler geçerli kabul edilmezse, işverenden ek aylık prim ve hizmet bildirgesi veya sosyal güvenlik destek bordrosu istenir. İşte, süresi dışında verilen bu ek bildirgelerden dolayı idari para cezası uygulanır. Bilindiği üzere, yasal süre dışında verilen her bir ek aylık prim ve hizmet bildirgesi veya aylık sosyal güvenlik destek bordrosu için asgari ücretin sekizde biri (1/8) oranında idari para cezası verilir.
Sonuç olarak; aylık (30) günden eksik bildirilen sigortalıların eksik gün bildirim nedenlerini gösterir belgeleri mutlaka Ek-8 belgesiyle birlikte Kuruma vermek gerekir. Sonradan ibraz edilen belgeler birkaç istisna dışına kabul edilmemektedir. Kabul edilme kıstası olarak, bu belgelerin sonradan düzenlenebilecek nitelikte olmaması gerekiyor.